Backofficevragen

Maakt de gemeente Utrecht gebruik van het iJw-berichtenverkeer?

Voor toewijzing, monitoring en facturering maken de gemeente Utrecht en de buurtteamorganisatie uitsluitend gebruik van digitale gegevensuitwisseling middels het landelijke iJw-berichtenverkeer. Door gebruik te maken van deze standaard hoeven wij geen aanvullende informatie over stand- en stroomgegevens bij u uit te vragen. Bovendien is bij deze manier van communiceren de privacy gewaarborgd.

Wat als ik (nog) niet kan werken met het iJw-berichtenverkeer?

De gemeente Utrecht maakt sinds 1 januari 2016 uitsluitend gebruik van digitale gegevensuitwisseling middels het landelijke iJw-berichtenverkeer. Dit betekent dat u met een AGB-code aangesloten moet zijn bij VECOZO voor het iJw-berichtenverkeer. Daarnaast moet u over een softwarepakket beschikken dat iJw-berichten kan verwerken.
In uitzonderlijke gevallen kan de gemeente Utrecht hierop een uitzondering maken. Als u denkt dat dit voor u opgaat kunt u contact opnemen met de backoffice zorg via backofficezorg@utrecht.nl om hierover in gesprek te gaan.
Op de website van VECOZO vindt u veel informatie over het berichtenverkeer.

Hoe kan ik buiten het berichtenverkeer om privacy gevoelige informatie delen met de gemeente Utrecht?

Wilt u vragen met privacy gevoelige gegevens aan de Backoffice zorg van de gemeente Utrecht stellen? Doe dit door een beveiligde e-mail te sturen aan backofficezorg@utrecht.nl. Gemeente Utrecht maakt hiervoor gebruik van Zivver. Zivver is een communicatieplatform samengevoegd met Outlook. Hiermee communiceert u op een veilige manier en volgens AVG. Kunt u geen e-mail sturen via Zivver of een andere beveiligde route? Wilt u dan uw e-mailadres en uw mobiele telefoonnummer (als verificatie nodig) e-mailen naar backofficezorg@utrecht.nl. Dan contacten wij u via beveiligde e-mail.

Hoe loopt de toegang tot aanvullende jeugdhulp?

Toegang tot aanvullende jeugdhulp verloopt via buurtteams, huisarts, jeugdarts en medisch specialist of via de rechter of gecertificeerde instelling. Alle verwijzers zijn gehouden aan het door de gemeente gecontracteerde aanbod, waarover afspraken zijn gemaakt met verwijzers en gemeente voor vergoeding van de jeugdhulp. Een verwijzer hoeft bij de gemeente Utrecht geen melding te doen wanneer een kind wordt aangemeld voor behandeling of onderzoek.

Een toewijzing door het buurtteam leidt voor zorg in natura tot een toewijzingsbericht (JW301). Iedere toewijzing naar aanvullende zorg door de buurtteams krijgt een uniek nummer, het zogenaamde beschikkingsnummer. Dit nummer wordt zowel in het toewijzingsbericht als in de verwijsbrief vermeld. Daarnaast krijgt ieder toewijzingsbericht (JW301) sinds 12 juni 2017 een uniek toewijzing nummer.

Wanneer een kind is verwezen tot aanvullende zorg via huisarts, jeugdarts en medisch specialist of via de rechter of gecertificeerde instelling vraagt u bij de gemeente Utrecht een toewijzing aan via het Verzoek om toewijzing Jeugdhulp bericht (JW315). De gemeente Utrecht toetst uw bericht op inhoudelijke volledigheid en contract. Bij akkoord ontvangt u binnen 5 werkdagen een toewijzingsbericht (JW301) met uniek beschikkings- en toewijzing nummer. De backoffice zorg neemt buiten het berichtenverkeer om contact met u op wanneer uw verzoek niet kan worden verwerkt.

Waarom maakt de gemeente Utrecht gebruik van start- (JW305) en stopberichten (JW307) voor aanvullende jeugdhulp?

Startberichten (JW305) zijn voor ons belangrijk omdat verwijzingen niet in alle gevallen leiden tot een zorgtraject en ze geven informatie over de wachttijd van kinderen. Stopberichten (JW307) markeren het daadwerkelijke einde van het zorgtraject en bevatten informatie over de reden van beëindiging. Na een startbericht (JW305) volgt altijd een stopbericht (JW307).

De informatie uit start- (JW305) en stopberichten (JW307), in combinatie met toewijzingen (JW301), is belangrijke sturings- en verantwoordingsinformatie die onder andere wordt benut bij kwartaalgesprekken, voor monitoring en sturing op stelselniveau en voor de verantwoording aan de gemeenteraad.

Wanneer stuur ik start- (JW305) of stopberichten (JW307)?

U verzendt een startbericht (JW305) binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de jeugdhulp is gestart. De begindatum van het startbericht (JW305) is het moment dat u actief begint met de jeugdhulp voor het kind. Een kennismakingsgesprek of oriëntatie valt hier niet onder.

Een stopbericht (JW307) verstuurt u binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de jeugdhulp is beëindigd. In het stopbericht (JW307) vermeldt u de daadwerkelijke einddatum van de jeugdhulp en de reden van de beëindiging.

Wanneer stuur ik een declaratiebericht (JW303)?

Als u bij de gemeente Utrecht op declaratiebasis (PxQ) bent gecontracteerd voor aanvullende jeugdhulp stuurt u maandelijks en (bij voorkeur) binnen 1 maand na de periode waarover wordt gedeclareerd een JW303-declaratiebericht. U hoeft geen papieren eindverantwoording aan het eind van het jaar aan te leveren.

Wat moet ik invullen in een declaratiebericht (JW303)?

U declareert in het declaratiebericht (JW303) per declaratieregel alle geleverde jeugdhulp aan een kind, per zorgproduct, over de maand waarin de jeugdhulp heeft plaatsgevonden. Hierbij maakt u gebruik van de productcodes, eenheid en tarieven uit de tarievenlijst of het geldende contract van het jaar waarover u de geleverde jeugdhulp declareert.
Elk declaratiebericht (JW303) moet een uniek factuurnummer te bevatten.

Hoe krijg ik reactie van de gemeente Utrecht op mijn declaratiebericht (JW303)?

De gemeente Utrecht controleert uw declaratiebericht (JW303) op juistheid. Goedgekeurde declaratieregels worden binnen 30 dagen na ontvangst uitbetaald. U ontvangt een retourbericht (JW304) waarin de goedkeuring bevestigd wordt. Wanneer geconstateerd wordt dat uw declaratie fouten bevat ontvangt u een retourbericht (JW304) waarin de afkeuring bevestigd wordt. Hierin wordt op declaratieregel niveau een retourcode gegeven. U hoeft de afgekeurde declaratieregel niet te crediteren.

Als u naar aanleiding van het retourbericht (JW304) vragen hebt kunt u contact opnemen met de backoffice zorg via backofficezorg@utrecht.nl.

Wat moet ik doen met het bestellingnummer en het verplichtingnummer dat u hebt ontvangen van de gemeente?

De mail, waarin  het verplichtingen- of bestellingnummer wordt vermeld, geeft feitelijk alleen aan dat er een budget voor u is klaargezet. Dit bericht is ter informatie en hieraan kan verder geen rechten worden ontleent.

Wat is de gemeentecode van de gemeente Utrecht?

De gemeentecode van de gemeente Utrecht is 0344.

Mijn administratieve gegevens zijn gewijzigd. Hoe geef ik dit door?

Wijzigingen in de administratieve gegevens (bijv. AGB-code, adres, contactgegevens of bankrekeningnummer) kunt u doorgeven aan de backoffice zorg via backofficezorg@utrecht.nl. We willen u vragen een AGB-code wijziging ruim van tevoren te melden zodat alle benodigde acties via het iJw-berichtenverkeer, zoals het omzetten van toewijzingen naar de nieuwe AGB-code, tijdig kunnen worden uitgevoerd.

Wanneer uw rekeningnummer wijzigt, moet u een kopie van een recent bankafschrift meesturen zodat de gemeente Utrecht de tenaamstelling kan verifiëren.

Moet ik een productieverantwoording voor jeugdhulp aanleveren? En schrijft de gemeente Utrecht een accountantsprotocol voor?

U hoeft aan het einde van het kalenderjaar geen productieverantwoording aan te leveren over het voorgaande jaar. Ook schrijft de gemeente Utrecht geen accountantsprotocol voor.
Als u voor de jaarafsluiting een bestuursverklaring, kwalitatieve notitie of klachtenrapportage moet aanleveren dan wordt u hierover per mail vóór het einde van het jaar geïnformeerd.